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MetodoTRACCIA

Il Metodo TRACCIA

La tua azienda perde tempo e fatturato.Noi troviamo dove e interveniamo.

Con il Metodo TRACCIA ricostruiamo come lavora davvero la tua azienda, troviamo dove si perdono tempo, clienti e margini, e restiamo finché il nuovo modo di lavorare funziona.

Un ordine ricevuto via email: oggi passa da allegati, due fogli Excel con quantità diverse e una sola persona che conosce le giacenze; dopo la riprogettazione viene acquisito, letto, verificato e registrato, e la persona interviene solo sulle eccezioni.

Alcune aziende con cui abbiamo lavorato

Le inefficienze non si vedono sempre. Ma si fanno sentire ogni giorno.

Ti riconosci in queste situazioni?

Una giornata tipo

Telefonate perse. Email e messaggi WhatsApp a cui si risponde tardi. Le stesse domande, ogni giorno. Richieste e pagamenti che non arrivano nel CRM.

  1. 08:30Il telefono squilla mentre sei con un cliente. Non puoi rispondere.
  2. 09:15Su WhatsApp arrivano tre richieste: prezzi, orari, disponibilità.
  3. 11:40Rispondi alle email del mattino. Sono le stesse domande di ieri.
  4. 13:10Richiami il numero perso. Ha già prenotato altrove.
  5. 18:30Nel CRM non c'è traccia di chi ha chiesto cosa, né di chi deve ancora pagare.

Punto critico

Il cliente non aspetta. Va da chi risponde prima.

Situazioni esemplificative.

Caso reale

Al Poliestetico di Milano un agente AI risponde ai contatti interessati ai corsi e porta all'attenzione dello staff solo i casi delicati.

“Su questa attività, in particolare, ho ridotto di circa il 90% il mio impegno diretto.”

Andrea Scevarolli, Board Member

Un metodo preciso. Dalla prima osservazione all'adozione.

Sette lettere, sette fasi.

Il metodo non è una sequenza rigida. Le opportunità di automazione e AI vengono valutate durante l'analisi, e in alcuni casi bisogna correggere processi e strumenti prima di automatizzarli.

Scorri

Non aggiungiamo tecnologia al disordine. Ridisegniamo il modo in cui lavora la tua azienda.

Un ordine ricevuto via email, com'è oggi in molte aziende: allegati da ricopiare, fogli che non coincidono, una persona sola che conosce le giacenze.

Premi il pulsante e guarda lo stesso ordine dopo la riprogettazione.

  1. Segnali sparsi
Email · ordine 4471inoltrata due volteacquisitaallegato_ordine.pdfda ricopiare a manolettoAgente AIestrae i dati dell'ordinegiacenze_v2_DEF.xlsxGiacenze · dato unicoaggiornato a manouna sola fontegiacenze_v3.xlsxPUNTO CRITICOStesso codice, due quantitàVerifica regolecontrolla codici e quantitàChiedere a LauraLaura · eccezioniinterviene solo se servePUNTO CRITICOSolo lei conosce le giacenzeWhatsApp magazzinoconferma a voceApprovazione fermain attesaPost-it: richiamareCRMnon collegatosincronizzatoGestionaledati inseriti a manoaggiornatoFatturaricompilatagenerataConferma ordinefermainviata al cliente

Esempio: un ordine ricevuto via email, oggi e dopo la riprogettazione.

Il processo di oggi

  1. 1Arriva un'email.
  2. 2Una persona apre l'allegato.
  3. 3Cerca i dati in Excel.
  4. 4Controlla le quantità.
  5. 5Chiede conferma a un collega.
  6. 6Aggiorna manualmente il sistema.
  7. 7Conferma l'ordine.

Il processo riprogettato

  1. 1L'email viene acquisita.
  2. 2Il sistema legge ed estrae i dati.
  3. 3Le informazioni vengono verificate.
  4. 4Il gestionale viene aggiornato secondo le regole definite.
  5. 5Le eventuali anomalie vengono segnalate.
  6. 6La persona interviene soltanto dove serve.

Passaggi esemplificativi: il processo reale si ricostruisce durante l'analisi.

Le parole di chi ha lavorato con noi.

Le parole dei clienti di Federico, fondatore di TRACCIA: un caso studio e tre raccomandazioni pubbliche su LinkedIn.

  • “Dentro email e PEC passava gran parte del lavoro dello studio, ma ricostruirlo richiedeva ore, a volte giorni. Con Federico abbiamo collegato archiviazione, assegnazione ai collaboratori e rendicontazione: oggi gestiamo oltre 600 email al mese in automatico e recuperiamo circa 20 ore a settimana. E ogni settimana apro un report con attività, ore e valore economico per cliente: su un solo cliente ha ricostruito più di 115.000 € di lavoro che prima restava nella inbox.”

    Francesco CocolaAvvocato, SCLN Tax & LegalDal caso studio SCLN Tax & Legal
  • “Oggi riusciamo a gestire un volume molto più ampio di contatti senza perdere qualità nell’interazione. […] Su questa attività, in particolare, ho ridotto di circa il 90% il mio impegno diretto.”

    Andrea Scevarolli

    Board Member, Poliestetico di Milano

    Ho avuto il piacere di collaborare con Federico su un progetto legato all’AI conversazionale, finalizzato alla gestione delle interazioni con lead interessati a uno dei nostri corsi.

    Il collo di bottiglia principale era la quantità di contatti e richieste di informazioni che ricevevamo: gestirle personalmente una a una era diventato difficile, se non impossibile, senza rischiare di perdere qualità, tempestività o attenzione sui casi più importanti. Grazie al lavoro impostato con Federico, l’AI ci aiuta oggi a rispondere, filtrare le situazioni più delicate o rilevanti e portarle alla nostra attenzione quando serve un intervento diretto.

    Prima di iniziare avevo il timore di costruire un processo che poi dipendesse troppo da altri. Federico, invece, grazie anche al suo approccio formativo, ci ha dato strumenti, metodo e consapevolezza per essere autonomi nella gestione quotidiana.

    Fin da subito ho apprezzato la sua disponibilità, correttezza e puntualità, oltre alla capacità di dare consigli concreti e pertinenti. Federico conosce bene la materia e sa accompagnarti con chiarezza, senza complicare inutilmente i processi.

    Oggi riusciamo a gestire un volume molto più ampio di contatti senza perdere qualità nell’interazione. Questo ci consente di puntare a traguardi più importanti e di dedicarci anche a più progetti in parallelo. Su questa attività, in particolare, ho ridotto di circa il 90% il mio impegno diretto.

    Apprezzo molto anche la sua forma mentis: affrontare un obiettivo alla volta, raggiungerlo con metodo e poi passare al successivo. Consiglio Federico a imprenditori e manager che vogliono introdurre soluzioni AI in modo concreto, sostenibile e ben guidato.

    Andrea ScevarolliBoard Member, Poliestetico di Milano
  • “Federico ha fatto la differenza perché non ha proposto “ricette” standard: ha analizzato il mio caso specifico […] con il totale controllo dei dati e nel rispetto delle normative.”

    Daniela Boi

    Project management e consulenza aziendale

    Mi occupo di Project Management e consulenza aziendale e, prima di incontrare Federico, ero convinta di saperne già abbastanza di intelligenza artificiale: usavo ChatGPT e Gemini quotidianamente, leggevo e sperimentavo.

    È bastata la prima consulenza per rendermi conto che grattavo appena la superficie. La mia priorità era integrare l’AI nel flusso di lavoro in modo serio, ma mi scontravo con dubbi enormi sulla privacy e sulla conformità all’AI Act. Gestendo dati sensibili dei clienti, non potevo permettermi il minimo margine d’errore.

    Federico ha fatto la differenza perché non ha proposto “ricette” standard: ha analizzato il mio caso specifico, insegnandomi a costruire una logica di prompt realmente efficace e, soprattutto, guidandomi nell’addestrare un’AI basata sul mio metodo, con il totale controllo dei dati e nel rispetto delle normative.

    Il risultato è andato ben oltre l’ottimizzazione del lavoro quotidiano, infatti grazie alle competenze acquisite, ho aperto una nuova linea di business a cui non avevo mai pensato: l’AI Project Management per le PMI.

    A un collega indeciso direi questo: se cerchi una lista di prompt pronti all’uso, Federico non è la persona giusta. Ma se vuoi padroneggiare lo strumento, integrarlo nel tuo metodo e farlo in modo professionale e sicuro, è uno degli investimenti migliori che tu possa fare.

    Daniela BoiProject management e consulenza aziendale
  • “Federico ha compreso appieno le dinamiche legate al nostro business e ha sviluppato uno strumento customizzato che ci ha permesso di concentrarci esclusivamente sul nostro business ottimizzando tempi e risorse.”

    Edoardo Petrotto

    Co-founder e Amministratore Unico, 4Finance

    Sono Co-fondatore di una società di consulenza aziendale. Ci siamo rivolti a Federico per semplificare i processi interni legati alla nostra attività. Federico ha compreso appieno le dinamiche legate al nostro business e ha sviluppato uno strumento customizzato che ci ha permesso di concentrarci esclusivamente sul nostro business ottimizzando tempi e risorse.

    Edoardo PetrottoCo-founder e Amministratore Unico, 4Finance

Prima seguiamo la traccia. Poi interveniamo.

Ogni progetto parte da un'indagine: prima di intervenire, ricostruiamo come lavora davvero la tua azienda.

In una videocall individuale da 30, 60 o 90 minuti approfondiamo un processo o un problema operativo, individuiamo le principali inefficienze e valutiamo le opportunità offerte da automazione e intelligenza artificiale.

Al termine ricevi un report operativo con quello che è emerso e gli interventi possibili. Se decidi di andare avanti, prendiamo in carico il progetto e realizziamo noi le soluzioni.

Chi seguirà la tua traccia?

Tre livelli di indagine, secondo quanto vuoi approfondire.

Ispettore

30 minuti

180 €+ IVA

Per mettere a fuoco un problema preciso e capire da dove partire.

  • 30 minuti in videocall
  • 1 processo o problema
  • Report operativo
  • Indicazione dei prossimi passi
Scegli Ispettore
Consigliato

Detective

60 minuti

300 €+ IVA

Per analizzare a fondo un processo e le sue opportunità di miglioramento.

  • 60 minuti in videocall
  • 1 processo o problema, analizzato a fondo
  • Report operativo
  • Indicazione dei prossimi passi
Scegli Detective

Profiler

90 minuti

420 €+ IVA

Per due processi collegati, con un confronto successivo sul report.

  • 90 minuti in videocall
  • Fino a 2 processi
  • Report operativo
  • Follow-up dopo il report
Scegli Profiler

In tutti i pacchetti: videocall individuale, analisi del funzionamento attuale, inefficienze e opportunità di automazione e AI, report operativo.

Come funziona

  1. 1

    Prima della videocall raccogliamo alcune informazioni sulla tua azienda e sul problema da approfondire.

  2. 2

    Durante la videocall seguiamo la traccia del processo.

  3. 3

    Individuiamo criticità e possibili opportunità.

  4. 4

    Dopo la videocall prepariamo un report operativo.

  5. 5

    Se decidi di andare avanti, ti proponiamo un progetto: prendiamo in carico l'intervento e realizziamo le soluzioni emerse dall'indagine.

Cosa comprende l'indagine
InclusoNon incluso
AnalisiUno o due processi, secondo il pacchettoMappatura di tutti i processi aziendali
RisultatoReport operativo con osservazioni e possibili interventiProgettazione di dettaglio delle soluzioni
InterventoIndicazione dei prossimi passiImplementazione: è il progetto che segue, con una proposta dedicata
ImpegnoUna valutazione onesta delle opportunitàPromesse di risultati economici garantiti

Chi segue le tue tracce

Federico Garau, fondatore del Metodo TRACCIA
Federico GarauFondatore del Metodo TRACCIALinkedIn

Dietro il Metodo TRACCIA c'è Federico Garau, specialista nell'ottimizzazione dei processi aziendali.

Ha co-fondato una società di soluzioni AI e ha creato INNOVALEX, l'infrastruttura operativa intelligente per studi professionali d'eccellenza. Da quel lavoro ha tratto una regola: la tecnologia funziona solo dopo aver capito come lavora davvero un'azienda. Da questa regola nasce il Metodo TRACCIA, che oggi porta nelle PMI.

“Non credo nelle ricette standard, né nella tecnologia calata dall'alto.”

Per questo il metodo parte sempre dalle persone e dai flussi reali, non da demo ideali: osserva come si lavora oggi, segue la traccia di ogni richiesta e trova dove si perdono tempo, clienti e margini.

Solo dopo decide cosa cambiare. Lo strumento giusto, che sia un agente AI, un'automazione o un processo più semplice, si sceglie alla fine, con la stessa attenzione a sicurezza, privacy e normative.

Il suo obiettivo con TRACCIA?

Eliminare il disordine operativo e restare finché il nuovo modo di lavorare funziona, per restituire a imprenditori e manager il controllo sul valore, sul tempo e sulla crescita della propria azienda.

Domande frequenti

Se la tua domanda non è qui, scrivila nel modulo: ne parliamo in videocall.

Di cosa si occupa TRACCIA?

TRACCIA analizza i processi aziendali, individua le inefficienze e realizza automazioni, integrazioni tra software e sistemi di intelligenza artificiale per migliorare il modo in cui lavora l'azienda. Partiamo sempre da come si lavora oggi, non da una tecnologia da vendere.

Che cosa si intende per automazione dei processi aziendali?

Significa far svolgere a un sistema le attività ripetitive che oggi fanno le persone: ricopiare dati da un'email al gestionale, aggiornare un foglio, inviare una conferma, avvisare qualcuno quando una pratica è ferma. Le persone restano sulle decisioni e sulle eccezioni.

Come può l'intelligenza artificiale migliorare i processi di un'azienda?

L'AI è utile dove servono lettura e interpretazione: estrarre i dati da documenti e allegati, classificare richieste, preparare bozze di risposta, cercare informazioni sparse. Funziona dentro regole definite, e i casi dubbi passano a una persona.

Quali attività aziendali possono essere automatizzate?

Di solito le attività ripetitive e basate su regole: inserimento e controllo dati, gestione di ordini e documenti, approvazioni, promemoria e scadenze, passaggi di informazioni tra reparti e software. Quali convenga automatizzare nella tua azienda si decide dopo aver analizzato il processo.

Un agente AI può rispondere ai clienti al telefono, su WhatsApp e via email?

Sì. Un agente AI può rispondere alle domande ricorrenti al telefono, su WhatsApp, via email o in chat, raccogliere le richieste, registrarle nel CRM, fissare appuntamenti e inviare i link di pagamento, sempre secondo regole definite. I casi delicati o fuori regola passano a una persona del team. Quali canali collegare e cosa affidare all'agente si decide dopo l'indagine.

È possibile integrare l'AI con i software già utilizzati?

Spesso sì. Molti gestionali, CRM e strumenti d'ufficio permettono di collegarsi tramite API o esportazioni di dati. La fattibilità dipende dai software specifici e si verifica durante l'analisi.

È necessario cambiare i gestionali esistenti?

Non necessariamente. Il primo obiettivo è far lavorare meglio gli strumenti che hai già, collegandoli tra loro. Se uno strumento impedisce di risolvere il problema, lo diciamo con chiarezza e valutiamo insieme le alternative.

Come si svolge un'analisi dei processi?

Ascoltiamo chi lavora ogni giorno nel processo, ricostruiamo i passaggi reali, gli strumenti usati e le informazioni che si scambiano, e individuiamo dove si perdono tempo, dati e controllo. Il risultato è una mappa del processo con le priorità di intervento.

Quanto tempo serve per realizzare un'automazione?

Dipende dal processo, dal numero di software coinvolti e dalla qualità dei dati di partenza. Per questo non diamo tempi standard: li stimiamo dopo l'analisi, insieme al perimetro dell'intervento.

Come viene valutato il costo di un progetto?

Il costo dipende dal perimetro: quanti processi, quali integrazioni, quanta personalizzazione. Dopo l'analisi ricevi una proposta con attività e costi definiti, prima di qualsiasi sviluppo.

Quanto costa l'indagine operativa e cosa comprende?

Ci sono tre pacchetti, IVA esclusa: Ispettore (30 minuti, 180 €), Detective (60 minuti, 300 €) e Profiler (90 minuti, fino a due processi e un follow-up, 420 €). È una videocall dedicata a un processo o a un problema della tua azienda. Analizziamo funzionamento attuale, attività coinvolte, criticità e strumenti utilizzati, e valutiamo le opportunità di automazione e AI. Dopo la videocall ricevi un report operativo con osservazioni, inefficienze individuate, opportunità di intervento e prossimi passi. Non comprende la progettazione di dettaglio né l'implementazione: se vuoi andare avanti, sono il progetto che segue, con una proposta dedicata.

Cosa succede dopo l'indagine?

Se nel report emergono interventi utili, ti proponiamo un progetto con attività, tempi e costi definiti. Prendiamo in carico la realizzazione, dalla riprogettazione del processo all'adozione da parte del team. Decidi tu se e quando partire.

Ogni inefficienza lascia una traccia. Iniziamo a seguirla.

Raccontaci cosa rallenta il lavoro nella tua azienda. Analizziamo il processo e individuiamo dove intervenire.

  1. 1Compili il modulo con il processo o il problema da approfondire.
  2. 2Ti ricontattiamo per fissare la videocall.
  3. 3In videocall analizziamo il processo insieme.

Nessun pagamento in questo modulo. L'indagine operativa parte da 180 € + IVA: data e modalità si concordano quando ti ricontattiamo.

Non sei ancora pronto per l'indagine? Parliamone in 10 minuti.

Una telefonata breve: ci racconti dove si blocca il lavoro nella tua azienda e ti diciamo se l'indagine fa per te, e quale. Intanto ti inviamo il caso studio SCLN Tax & Legal.

  • Una telefonata di 10 minuti, gratuita e senza impegno
  • Capisci se l'indagine fa per te e quale pacchetto scegliere
  • Ricevi subito il caso studio: come uno studio legale ha trasformato email e PEC in controllo operativo